Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwa Powiatowego w Kole

Wydział Organizacyjny – OR

Zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa oraz organizację przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków.

Do podstawowych zadań Wydziału należy:

1. w zakresie organizacyjnym:
   1. opracowywanie projektów zmian Regulaminu Organizacyjnego,
   2. prowadzenie książki kontroli zewnętrznych i dokumentacji w szczególności protokołów kontroli, wystąpień pokontrolnych i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne,
   3. prowadzenie centralnych rejestrów:
      1. rejestru przesyłek,
      2. skarg i wniosków,
      3. wydawanych upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Starosty i Zarządu,
      4. zarządzeń Starosty,
   4. przyjmowanie i monitorowanie terminowego rozpatrywania skarg i wniosków,
   5. przygotowywanie sprawozdawczości dotyczącej skarg i wniosków,
   6. prowadzenie ewidencji porozumień powierzonych innym jednostkom,
   7. prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń oraz obsługa tablic informacyjnych starostwa,
   8. prowadzenie spraw związanych z zamawianiem tablic i pieczęci urzędowych oraz prowadzenie ich ewidencji,
   9. prowadzenie biura informacyjnego oraz informacji telefonicznej dla interesantów Starostwa,
   10. prowadzenie obsługi kancelaryjnej Starostwa – przyjmowanie i wysyłanie przesyłek,
   11. prowadzenie ewidencji podróży służbowych – delegacji,
   12. zapewnienie właściwego funkcjonowania sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
   13. przygotowywanie spotkań z udziałem Starosty, Wicestarosty,
   14. prowadzenie spraw związanych z zamawianiem prenumeraty czasopism oraz wydawnictw specjalistycznych,
   15. opracowywanie i wykonywanie materiałów graficznych,
   16. prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego ustanowionych przez powiat oraz udostępnianie do wglądu Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego lub zawartych w nich aktów normatywnych i innych aktów prawnych, w tym orzeczeń, a także udostępnianie do wglądu wyżej wymienionych aktów prawa miejscowego – w zakresie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 20.07.2000r. o ogłoszeniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r. poz. 1523 z późn. zm.),
   17. administrowanie systemem monitoringu,
   18. administrowanie wewnętrzną centralą telefoniczną oraz wewnętrzną infrastrukturą teletechniczna,
   19. prowadzenie postępowania administracyjnego związanego z ewidencją i przechowywaniem rzeczy znalezionych,
2. 2. w zakresie administracyjno-gospodarczym:
   1. techniczne i gospodarcze zabezpieczenie sprawnego funkcjonowania budynków Starostwa, a w szczególności:
      1. sieci wodociągowej,
      2. sieci elektrycznej,
      3. w zakresie przyłączy telekomunikacyjnych (internetowe, telefoniczne),
      4. w zakresie łączności komórkowej,
      5. w zakresie łączności alarmowej,
   2. planowanie i realizacja konserwacji, serwisów i bieżących remontów pomieszczeń w budynkach Starostwa oraz dbanie o wykonywanie określonych prawem niezbędnych przeglądów,
   3. prowadzenie spraw związanych z konserwacją urządzeń i wyposażenia,
   4. wystawianie faktur i refaktur związanych z zadaniami Wydziału,
   5. udział w negocjowaniu warunków umów zawieranych przez Powiat w przedmiocie administrowania budynkami, dostaw energii elektrycznej, dostaw energii cieplnej itp.
   6. inicjowanie i wdrażanie działań usprawniających formy i metody pracy oraz funkcjonowanie Starostwa ,
   7. nadzorowanie, zabezpieczenie i koordynowanie realizacji zadań i usług związanych z utrzymaniem czystości i ochrony mienia, w obiektach Starostwa, dbałość o estetykę, warunki pracy na stanowiskach oraz czystość pomieszczeń,
   8. gospodarowanie taborem samochodowym,
   9. prowadzenie spraw związanym z zaopatrzeniem i prowadzeniem magazynu, a w szczególności materiały biurowe, materiały eksploatacyjne do drukarek i kserokopiarek,
   10. prowadzenie ewidencji wyposażenia i środków trwałych, w tym dbanie o aktualność spisu inwentarza w pomieszczeniach budynku Starostwa oraz pomoc przy likwidacji sprzętu, wyposażenia i środków trwałych,
   11. prowadzenie spraw związanych z administrowaniem budynków będących w zarządzie starostwa, spraw inwestycyjnych w tym zakresie oraz ich bieżącego utrzymania,
   12. opracowywanie i realizacja planu finansowego Starostwa dotyczącego zadań Wydziału oraz sporządzanie sprawozdań związanych z jego realizacją,
3. w zakresie informatyzacji:
   1. utrzymanie ciągłości działania infrastruktury teleinformatycznej oraz używanych systemów i aplikacji w celu zapewnienia sprawnego i prawidłowego funkcjonowania Starostwa,
   2. inicjowanie nowych rozwiązań w zakresie poprawy i rozwoju obsługi informatycznej w urzędzie,
   3. nadzór nad wykonywaniem napraw, konserwacji oraz likwidacji sprzętu komputerowego,
   4. nadzór nad wdrażaniem nowych systemów i programów,
   5. współpraca merytoryczna z Wydziałem Starostwa zajmującym się zamówieniami sprzętu teleinformatycznego oraz oprogramowania,
   6. wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemie informatycznym,
   7. instalacja i konfiguracja stanowisk komputerowych, przydzielanie praw do korzystania z zasobów sieciowych przy współdziałaniu z inspektorem ochrony danych osobowych,
   8. administrowanie bezpieczeństwem informacji przetwarzanych w systemie informatycznym,
   9. opracowywanie aktualizacji polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych w porozumieniu z inspektorem ochrony danych osobowych,
   10. planowanie i wdrażanie zabezpieczeń systemu informatycznego przed zagrożeniami płynącymi z połączenia z siecią Internet,
   11. prowadzenie ewidencji posiadanych zasobów informatycznych oraz gromadzenie towarzyszących im materiałów (oprogramowanie, licencje, sterowniki, instrukcje i elementy zabezpieczające),
4. w zakresie archiwum:
   1. prowadzenie archiwum zakładowego Starostwa
   2. wdrażanie stosowania postanowień instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt, nadzór w tym zakresie,
   3. współpraca z wydziałami starostwa w zakresie zdawania akt do archiwum zakładowego,
   4. udostępnianie i wypożyczanie akt zgodnie z obowiązującą w tym zakresie procedurą,
   5. brakowanie akt kategorii B dla których upłynął okres przechowywania oraz przekazywanie do Archiwum Państwowego dokumentacji archiwalnej kategorii A,
   6. współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją,
   7. zabezpieczenie akt przed zniszczeniem.
5. Ponadto wydział ten wykonuje inne zadania powierzone przez Starostę.