Odnośniki
Przejdź do: starostwokolskie.pl
Treść strony
Wydział Organizacyjny – OR
Zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa oraz organizację przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków.
Do podstawowych zadań Wydziału należy:
1. w zakresie organizacyjnym:
1) opracowywanie projektów zmian Regulaminu Organizacyjnego,
2) prowadzenie książki kontroli zewnętrznych i dokumentacji w szczególności protokołów kontroli, wystąpień pokontrolnych i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne ,
3) prowadzenie centralnych rejestrów:
a) rejestru przesyłek,
b) skarg i wniosków,
c) wydawanych upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Starosty i Zarządu,
d) zarządzeń Starosty,
4) przyjmowanie i monitorowanie terminowego rozpatrywania skarg i wniosków,
5) przygotowywanie sprawozdawczości dotyczącej skarg i wniosków,
6) prowadzenie ewidencji porozumień powierzonych innym jednostkom,
7) prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń oraz obsługa tablic informacyjnych starostwa,
8) prowadzenie spraw związanych z zamawianiem tablic i pieczęci urzędowych oraz prowadzenie ich ewidencji,
9) prowadzenie biura informacyjnego oraz informacji telefonicznej dla interesantów Starostwa,
10) prowadzenie obsługi kancelaryjnej Starostwa – przyjmowanie i wysyłanie przesyłek,
11) prowadzenie ewidencji podróży służbowych – delegacji,
12) zapewnienie właściwego funkcjonowania sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
13) przygotowywanie spotkań z udziałem Starosty, Wicestarosty,
14) prowadzenie spraw związanych z zamawianiem prenumeraty czasopism oraz wydawnictw specjalistycznych,
15) opracowywanie i wykonywanie materiałów graficznych,
16) prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego ustanowionych przez powiat oraz udostępnianie do wglądu Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego lub zawartych w nich aktów normatywnych i innych aktów prawnych, w tym orzeczeń, a także udostępnianie do wglądu wyżej wymienionych aktów prawa miejscowego – w zakresie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 20.07.2000r. o ogłoszeniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r. poz. 1523 z późn. zm.),
17) administrowanie systemem monitoringu,
18) administrowanie wewnętrzną centralą telefoniczną oraz wewnętrzną infrastrukturą teletechniczna,
19) prowadzenie postępowania administracyjnego związanego z ewidencją i przechowywaniem rzeczy znalezionych,
2. w zakresie administracyjno-gospodarczym:
1) techniczne i gospodarcze zabezpieczenie sprawnego funkcjonowania budynków Starostwa, a w szczególności:
a) sieci wodociągowej,
b) sieci elektrycznej,
c) w zakresie przyłączy telekomunikacyjnych (internetowe, telefoniczne),
d) w zakresie łączności komórkowej,
e) w zakresie łączności alarmowej,
f2) planowanie i realizacja konserwacji, serwisów i bieżących remontów pomieszczeń w budynkach Starostwa oraz dbanie o wykonywanie określonych prawem niezbędnych przeglądów,
3) prowadzenie spraw związanych z konserwacją urządzeń i wyposażenia,
4) wystawianie faktur i refaktur związanych z zadaniami Wydziału,
5) udział w negocjowaniu warunków umów zawieranych przez Powiat w przedmiocie administrowania budynkami, dostaw energii elektrycznej, dostaw energii cieplnej itp.
6) inicjowanie i wdrażanie działań usprawniających formy i metody pracy oraz funkcjonowanie Starostwa ,
7) nadzorowanie, zabezpieczenie i koordynowanie realizacji zadań i usług związanych z utrzymaniem czystości i ochrony mienia, w obiektach Starostwa, dbałość o estetykę, warunki pracy na stanowiskach oraz czystość pomieszczeń,
8) gospodarowanie taborem samochodowym,
9) prowadzenie spraw związanym z zaopatrzeniem i prowadzeniem magazynu, a w szczególności materiały biurowe, materiały eksploatacyjne do drukarek i kserokopiarek,
10) prowadzenie ewidencji wyposażenia i środków trwałych, w tym dbanie o aktualność spisu inwentarza w pomieszczeniach budynku Starostwa oraz pomoc przy likwidacji sprzętu, wyposażenia i środków trwałych,
11) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem budynków będących w zarządzie starostwa, spraw inwestycyjnych w tym zakresie oraz ich bieżącego utrzymania,
12) opracowywanie i realizacja planu finansowego Starostwa dotyczącego zadań Wydziału oraz sporządzanie sprawozdań związanych z jego realizacją,
3. w zakresie informatyzacji:
1) utrzymanie ciągłości działania infrastruktury teleinformatycznej oraz używanych systemów i aplikacji w celu zapewnienia sprawnego i prawidłowego funkcjonowania Starostwa,
2) inicjowanie nowych rozwiązań w zakresie poprawy i rozwoju obsługi informatycznej w urzędzie,
3) nadzór nad wykonywaniem napraw, konserwacji oraz likwidacji sprzętu komputerowego,
4) nadzór nad wdrażaniem nowych systemów i programów,
5) współpraca merytoryczna z Wydziałem Starostwa zajmującym się zamówieniami sprzętu teleinformatycznego oraz oprogramowania,
6) wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemie informatycznym,
7) instalacja i konfiguracja stanowisk komputerowych, przydzielanie praw do korzystania z zasobów sieciowych przy współdziałaniu z inspektorem ochrony danych osobowych,
8) administrowanie bezpieczeństwem informacji przetwarzanych w systemie informatycznym,
9) opracowywanie aktualizacji polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych w porozumieniu z inspektorem ochrony danych osobowych,
10) planowanie i wdrażanie zabezpieczeń systemu informatycznego przed zagrożeniami płynącymi z połączenia z siecią Internet,
11) prowadzenie ewidencji posiadanych zasobów informatycznych oraz gromadzenie towarzyszących im materiałów (oprogramowanie, licencje, sterowniki, instrukcje i elementy zabezpieczające),
4. w zakresie archiwum:
1) prowadzenie archiwum zakładowego Starostwa
2) wdrażanie stosowania postanowień instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt, nadzór w tym zakresie,
3) współpraca z wydziałami starostwa w zakresie zdawania akt do archiwum zakładowego,
4) udostępnianie i wypożyczanie akt zgodnie z obowiązującą w tym zakresie procedurą,
5) brakowanie akt kategorii B dla których upłynął okres przechowywania oraz przekazywanie do Archiwum Państwowego dokumentacji archiwalnej kategorii A,
6) współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją,
7) zabezpieczenie akt przed zniszczeniem.
5. Ponadto wydział ten wykonuje inne zadania powierzone przez Starostę.
Metryka
- autor lub odpowiedzialny za treść: Bożena Palusińska - Naczelnik Wydziału Organizacyjnego i Zdrowiadata wytworzenia: 2019-08-01
- opublikował: Malwina Morzyckadata publikacji: 2019-08-05 10:22
- zmodyfikował: Malwina Morzyckaostatnia modyfikacja: 2019-08-05 10:24