Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwa Powiatowego w Kole

Wydział Organizacyjny – OR

Zapewnia sprawną organizację i funkcjonowanie Starostwa oraz organizację przyjmowania obywateli w sprawie skarg i wniosków.

Do podstawowych zadań Wydziału należy:

1. w zakresie organizacyjnym:

1) opracowywanie projektów zmian Regulaminu Organizacyjnego,

2) prowadzenie książki kontroli zewnętrznych i dokumentacji w szczególności protokołów kontroli, wystąpień pokontrolnych i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne ,

3) prowadzenie centralnych rejestrów:

a) rejestru przesyłek,

b) skarg i wniosków,

c) wydawanych upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Starosty i Zarządu,

d) zarządzeń Starosty,

4) przyjmowanie i monitorowanie terminowego rozpatrywania skarg i wniosków,

5) przygotowywanie sprawozdawczości dotyczącej skarg i wniosków,

6) prowadzenie ewidencji porozumień powierzonych innym jednostkom,

7) prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń oraz obsługa tablic informacyjnych starostwa,

8) prowadzenie spraw związanych z zamawianiem tablic i pieczęci urzędowych oraz prowadzenie ich ewidencji,

9) prowadzenie biura informacyjnego oraz informacji telefonicznej dla interesantów Starostwa,

10) prowadzenie obsługi kancelaryjnej Starostwa – przyjmowanie i wysyłanie przesyłek,

11) prowadzenie ewidencji podróży służbowych – delegacji,

12) zapewnienie właściwego funkcjonowania sekretariatu Starosty i Wicestarosty,

13) przygotowywanie spotkań z udziałem Starosty, Wicestarosty,

14) prowadzenie spraw związanych z zamawianiem prenumeraty czasopism oraz wydawnictw specjalistycznych,

15) opracowywanie i wykonywanie materiałów graficznych,

16) prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego ustanowionych przez powiat oraz udostępnianie do wglądu Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego lub zawartych w nich aktów normatywnych i innych aktów prawnych, w tym orzeczeń, a także udostępnianie do wglądu wyżej wymienionych aktów prawa miejscowego – w zakresie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 20.07.2000r. o ogłoszeniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r. poz. 1523 z późn. zm.),

17) administrowanie systemem monitoringu,

18) administrowanie wewnętrzną centralą telefoniczną oraz wewnętrzną infrastrukturą teletechniczna,

19) prowadzenie postępowania administracyjnego związanego z ewidencją i przechowywaniem rzeczy znalezionych,

 

2. w zakresie administracyjno-gospodarczym:

1) techniczne i gospodarcze zabezpieczenie sprawnego funkcjonowania budynków Starostwa, a w szczególności:

a) sieci wodociągowej,

b) sieci elektrycznej,

c) w zakresie przyłączy telekomunikacyjnych (internetowe, telefoniczne),

d) w zakresie łączności komórkowej,

e) w zakresie łączności alarmowej,

f2) planowanie i realizacja konserwacji, serwisów i bieżących remontów pomieszczeń w budynkach Starostwa oraz dbanie o wykonywanie określonych prawem niezbędnych przeglądów,

3) prowadzenie spraw związanych z konserwacją urządzeń i wyposażenia,

4) wystawianie faktur i refaktur związanych z zadaniami Wydziału,

5) udział w negocjowaniu warunków umów zawieranych przez Powiat w przedmiocie administrowania budynkami, dostaw energii elektrycznej, dostaw energii cieplnej itp.

6) inicjowanie i wdrażanie działań usprawniających formy i metody pracy oraz funkcjonowanie Starostwa ,

7) nadzorowanie, zabezpieczenie i koordynowanie realizacji zadań i usług związanych z utrzymaniem czystości i ochrony mienia, w obiektach Starostwa, dbałość o estetykę, warunki pracy na stanowiskach oraz czystość pomieszczeń,

8) gospodarowanie taborem samochodowym,

9) prowadzenie spraw związanym z zaopatrzeniem i prowadzeniem magazynu, a w szczególności materiały biurowe, materiały eksploatacyjne do drukarek i kserokopiarek,

10) prowadzenie ewidencji wyposażenia i środków trwałych, w tym dbanie o aktualność spisu inwentarza w pomieszczeniach budynku Starostwa oraz pomoc przy likwidacji sprzętu, wyposażenia i środków trwałych,

11) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem budynków będących w zarządzie starostwa, spraw inwestycyjnych w tym zakresie oraz ich bieżącego utrzymania,

12) opracowywanie i realizacja planu finansowego Starostwa dotyczącego zadań Wydziału oraz sporządzanie sprawozdań związanych z jego realizacją,

3. w zakresie informatyzacji:

1) utrzymanie ciągłości działania infrastruktury teleinformatycznej oraz używanych systemów i aplikacji w celu zapewnienia sprawnego i prawidłowego funkcjonowania Starostwa,

2) inicjowanie nowych rozwiązań w zakresie poprawy i rozwoju obsługi informatycznej w urzędzie,

3) nadzór nad wykonywaniem napraw, konserwacji oraz likwidacji sprzętu komputerowego,

4) nadzór nad wdrażaniem nowych systemów i programów,

5) współpraca merytoryczna z Wydziałem Starostwa zajmującym się zamówieniami sprzętu teleinformatycznego oraz oprogramowania,

6) wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemie informatycznym,

7) instalacja i konfiguracja stanowisk komputerowych, przydzielanie praw do korzystania z zasobów sieciowych przy współdziałaniu z inspektorem ochrony danych osobowych,

8) administrowanie bezpieczeństwem informacji przetwarzanych w systemie informatycznym,

9) opracowywanie aktualizacji polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych w porozumieniu z inspektorem ochrony danych osobowych,

10) planowanie i wdrażanie zabezpieczeń systemu informatycznego przed zagrożeniami płynącymi z połączenia z siecią Internet,

11) prowadzenie ewidencji posiadanych zasobów informatycznych oraz gromadzenie towarzyszących im materiałów (oprogramowanie, licencje, sterowniki, instrukcje i elementy zabezpieczające),

4. w zakresie archiwum:

1) prowadzenie archiwum zakładowego Starostwa

2) wdrażanie stosowania postanowień instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt, nadzór w tym zakresie,

3) współpraca z wydziałami starostwa w zakresie zdawania akt do archiwum zakładowego,

4) udostępnianie i wypożyczanie akt zgodnie z obowiązującą w tym zakresie procedurą,

5) brakowanie akt kategorii B dla których upłynął okres przechowywania oraz przekazywanie do Archiwum Państwowego dokumentacji archiwalnej kategorii A,

6) współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania z dokumentacją,

7) zabezpieczenie akt przed zniszczeniem.

5. Ponadto wydział ten wykonuje inne zadania powierzone przez Starostę.